La crise du Covid-19 a touché de plein fouet le secteur événementiel. Si la plupart des événements de grande ampleur ont été postposés à l’année prochaine, il est toutefois difficile d’imaginer faire une croix sur la totalité des événements jusqu’à la fin de l’année. Le gouvernement n’a pas encore apporté de précisions par rapport aux événements de masse. Certes le déconfinement impose ses nouvelles normes et ses nouvelles règles, mais l’heure est probablement venue de penser les événements autrement. Allons-nous vers des formats plus petits mais retransmis en live streaming pour permettre de toucher un grand nombre de personnes ? Nous sommes probablement à l’aube d’un nouveau mode de communication événementielle mais le secteur a besoin d’un signal fort.
Tant que les événements étaient conçus comme des manifestations physiques, il était courant pour des entreprises de faire venir un panel de speakers des quatre coins du monde pour intervenir parfois à peine 30 minutes au cours d’une conférence. A l’heure où l’on tire la sonnette d’alarme pour la sauvegarde de l’environnement, on peut se demander si tout cela a encore un sens aujourd’hui. « Les livestreams et les interventions à distance sont aujourd’hui facilement réalisables d’un point de vue technique et à des coûts raisonnables, explique Laura Van Haalen, Event Director du groupe Art Blanc. Les événements physiques sont-ils voués à disparaître pour autant ? Certainement pas. Les entreprises ont encore besoin de développer leurs contacts grâce au networking qui permet l’échange d’idées, de contacts ou de bonnes pratiques. Mais peut-être que le moment est venu de penser à un format hybride, à la fois physique et virtuel. »
Le secteur en attente d’un signal du gouvernement
Si les événements physiques ne sont pas voués à disparaître, le secteur dépend désormais des consignes du gouvernement pour savoir ce qui sera permis de faire ou pas, dans les prochains mois. « Les mesures prises début juin limitent les mariages à 200 personnes pour la cérémonie et seulement 50 personnes en réception, explique Laura Van Haalen. Dans ces conditions, les clients ont tous reporté leur mariage à l’année prochaine. Pour le corporate, aucune indication précise n’a été donnée par le gouvernement. Cela a sonné le glas pour nos salles événementielles pour les mois de juillet et août. Pour la rentrée, on est dans le flou le plus complet. Qu’entend-t-on par événement de masse ? Entre 200 personnes en séminaire et 30.000 personnes dans un festival, il y a une grande différence du point de vue du risque sanitaire. Nous demandons au gouvernement d’apporter plus de clarté sur l’autorisation des événements pour sauver ce qui peut l’être pour l’année 2020 ».
La société Eventnews vient de réaliser une enquête auprès des corporate qui sortira dans l’édition du mois de septembre de leur « Experience Magazine ». Il ressort de cette étude que les corporate veulent pourvoir organiser des petits événements très rapidement pour redynamiser les entreprises. Les gens ont envie de se revoir après avoir fait du télétravail pendant plusieurs mois. Les agences événementielles plaident pour plus de clarté, comme explique Hans Perquy, CEO de l’agence Meet Marcel au magazine Eventnews dans une interview publiée le 9 juin « Nous ne demandons pas de pouvoir réorganiser des événements dès le 1er juin. Ce ne serait pas une bonne chose. Mais nous avons réussi à faire prendre conscience au gouvernement de l’inertie propre à notre secteur. Du fait que nous avons besoin de 2 à 3 mois pour informer notre client, élaborer une proposition, obtenir une approbation, lancer la communication, etc. C’est pourquoi il est important de pouvoir nous donner une certaine perspective dans le temps, même si elle reste conditionnelle, à la lumière de l’évolution de l’épidémie ».
Un nouvel outil pour les organisateurs d’événements
L’Alliance des Fédérations belges de l’événementiel (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen et EventFlanders ont travaillé sur l’Event Risk Model, un outil permettant d’analyser les risques liés à un événement, petit ou grand, et de les gérer. L’initiateur de cet outil est Hans Perquy. Il prendra la forme d’une plateforme web avec des informations à remplir par les organisateurs d’événements leur permettant de savoir si oui ou non leur événement peut avoir lieu suivant les règles en vigueur.
« C’est un signal fort que nous envoyons en tant que secteur, en arrivant avec un modèle bénéficiant d’un large soutien, poursuit Hans Perquy. Nous sommes conscients qu’un événement – comme n’importe quel aspect de la vie – comportera toujours des risques. Mais nous les analysons et nous prenons toutes les mesures possibles pour les minimiser. C’est ce qu’on appelle un risque acceptable. Avec l’Event Risk Model, les visiteurs ont la garantie que tout a été pensé dans les moindres détails et que toutes les mesures possibles ont été prises pour réduire les risques. Grâce à cette approche, nous démontrons qu’un événement peut être gérable, en identifiant et en encadrant correctement une série de paramètres clairs », conclut-il.
Des packs de Live Streaming pro, dans nos salles ou chez le client !
Pour anticiper la rentrée, le groupe Art Blanc a décidé de proposer à ses clients des packs comprenant le matériel audiovisuel adéquat permettant un Live Streaming professionnel ou l’intervention en direct d’un speaker lors de n’importe quel événement. Ce « Pack Streaming Pro » pourra être installé soit dans une salle événementielle du groupe, soit directement dans les locaux du client. « Lorsqu’il s’agit de créer un événement chez le client, nous avons l’avantage de pouvoir prendre en charge l’événement dans son ensemble en proposant notre savoir-faire, poursuit Laura Van Haalen. De la décoration à la gestion du traiteur ou la logistique, nous pouvons tout coordonner de A à Z. Pour la gestion du streaming pro, nous mettons le client en contact avec notre société de son & lumière, la J&J Event Group, qui proposera le produit correspondant à ses besoins. Ce pack comprendra au minimum deux caméras motorisées, un technicien et la possibilité de filmer, enregistrer, diffuser en direct sur tous les supports. Une nouvelle solution « pop-up » est également en préparation. Mais chuuuut, vous en saurez plus la semaine prochaine. »
Le groupe Art Blanc espère que le gouvernement permettra très rapidement d’autoriser les événements corporate de petite ampleur. C’est un secteur qui peut reprendre très vite. Encore faut-il lui donner la possibilité de rattraper la saison.